Word

2 agosto, 2010

Combinar correspondencia – Introducción

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¿Qué es la combinación de correspondencia?

La combinación de correspondencia se puede utilizar para crear un conjunto de documentos personalizados, que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:

  • Un conjunto de etiquetas o sobres     El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
  • Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes.     El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
  • Un conjunto de cupones numerados     Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

Lo único que deberá hacer es crear un documento que contenga la información que desea que se repita en todos ellos, y agregar los “Campos” de datos que variarán de un documento a otro.

La combinación de correspondencia consta de 3 elementos

  1. Una tabla con los datos variables (Ej. Nombre, Apellido, Dirección)
  2. Un documento maestro que contendrá la información que se mantendrá constante. y que luego incorporaremos los campos de combinación.
  3. Un documento combinado.

Combinar correspondencia – Paso a Paso

Filed under: Combinar correspondencia — nlm48 @ 2:10 pm

En este ejemplo desarrollaremos la combinación de correspondencia utilizando una tabla creada en Word y un carta.

Para iniciar el proceso de combinación de correo:

  • Inicie Word

A) Crear una de tabla en Word para contener la base de datos con la información de los clientes (Nombre y Apellido, Dirección, Localidad y Saludo)

Pasos:

  1. Abrir un documento en blanco
  2. Insertar una tabla, para ello seleccionar en el menú Tabla->Insertar->Tabla, saldrá una ventana donde se podrá especificar cantidad de columnas (3) y de filas (4)
  3. En la tabla que se incluyó en el documento, escribir los siguientes datos:
  4. Nombre Dirección Localidad Saludo
    María Ángeles Martínez Arenales 2025 Buenos Aires Querida amiga:
    María del Carmen Castilla San Lorenzo 57 Tucumán Querida amiga:
    Luisa Martínez Lorenzo Marcos Paz 31 Chubut Estimada amiga:
    María del Pilar Casares H. Coucheiro 22 Mendoza Muy Sra. nuestra:
  5. Guardar el archivo de la tabla como clientes.doc
  6. Recomendación: * No dejar lineas en blanco ni antes ni después de la tabla. 
                                              * En la primera fila Escribir el nombre del dato y de la segunda para abajo, rellenar con la información.

B) Escritura de la Carta.

  1. Abrir un documento en blanco
  2. Escribir la siguiente carta.
  3. Guardar el archivo de la carta como Carta.doc

C) Combinación de correspondencia

En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.

A la derecha de la pantalla se abre un menú, el cual es el primero de 6 pasos.

  1. Seleccionar la opción “Carta” y clic en “Siguiente”
  2. Seleccionar “Utilizar Documento Actual” y clic en “Siguiente”
  3. Seleccionar “Utilizar una lista existente” y clic en “Examinar”, se abrirá una ventana para escoger el archivo de la tabla (tabla.doc), deberá buscarla en la carpeta donde se guardó, seleccionarlo y pulsar “Abrir”, se abrirá la ventana “Destinatarios de correspondencia” que visualizará todos los datos seleccionados (con un tilde en cada fila), dejar todo como está, hacer clic en “Aceptar” y luego en “Siguiente”
  4. Se seleccionarán los datos variables (nombre, apellido, dirección etc.): el menú de la derecha hacer click en “Mas Elementos” , se abrirá el cuadro de dialogo  “Insertar campo de combinación” , escoger los datos a insertar en la carta (nombre, apellido, dirección y saludo), click en el dato y luego clic en el botón “Insertar”, luego de incorporarlos a todos, pulsar el botón “Cerrar”. Cada uno  de los campos quedará encerrado en <<>> dentro del documento
  5. Se visualizará la carta con todos los campos insertados. Podrá pulsar Enter luego del Apellido y de la dirección para que queden en lineas diferentes, como así también pulsar varios Enter antes del “Saludo” para que quede separado del resto de datos. Luego click en siguiente.

6. Hacer click en “Editar Cartas Individualmente” se abrirá una ventana “Combinar en un documento nuevo” seleccionar “Todos” y pulsar el botón “Aceptar”

Luego se abrirá en un documento nuevo que contendrá una carta para cada cliente.

Las pantallas incluidas de combinación de correspondencia son iguales para Word 2003 / 2007 / 2010.

En Word 2007 y 2010 para acceder a la herramienta de combinación de correspondencia:

  1. debe ir a la Solapa “Correspondencia” ,
  2. clic en el icono “Iniciar combinación de correspondencia”para seleccionar el tipo de documento a realizar (Carta, sobre o etiqueta), en este caso seleccionamos “Paso a paso por el asistente de combinar correspondencia”
  3. Los pasos siguientes son los explicados al comienzo de este post.

1 agosto, 2010

COMBINAR CORRESPONDENCIA Ejemplo

Filed under: Combinar correspondencia — nlm48 @ 10:36 pm

1)    En Word, escribe una carta de invitación para una fiesta

2)    Guardala con el nombre 1 A _ invitacion_ Nombre y Apellido

3)    En Access:

a)    Crea una nueva Base de datos: “Base de datos en Blanco”

b)    Guárdala con el nombre 1 A_agenda_nombre y apellido (Pulsa el botón CREAR)

c)    Pulsa el botón NUEVO

d)    Selecciona VISTA DISEÑO – Pulsa el botón ACEPTAR

e)    En nombre de campo escribe “Nombre” abajo “Apellido” y por último “Dirección”

f)     Pulsa el botón del Diskette para guardar la nueva Tabla

g)    En el cuadro de Dialogo “Guardar como” Reemplaza “Tabla1” por “Agenda”

h)   Pulsa ACEPTAR

i)     En el cuadro de Dialogo “No hay ninguna clave principal definida” pulsa el botón “NO”

j)     Cierra el cuadro de diseño desde la X

k)    Pulsa el botón ABRIR para comenzar a ingresar los datos de la agenda

l)     Cierra la Tabla Agenda desde la X

m)  Cierra el Access desde la X

4)    En el documento de Word 1 A _ invitacion_ Nombre y Apellido, posicionate donde deseas agregar los datos de tus amigos.

a)    En el menú HERRAMIENTAS – COMBINAR CORRESPONDENCIA

b)   Pulsa el Botón CREAR

c)    En el menú contextual selecciona “Cartas Modelo..”

d)    Pulsa el botón VENTANA ACTIVA para tomar la carta que ya tienes escrita.

e)    Pulsa el Botón  “OBTENER DATOS..”

f)     En el menú contextual selecciona “Abrir datos de Origen..”

g)    Selecciona como tipo de archivo “Bases de datos de Microsoft Access”

h)   Selecciona la base de datos 1 A_agenda_ Nombre y Apellido

i)     Pulsa el botón ABRIR

j)     Selecciona la Tabla “Agenda”

k)    Pulsa el Botón “Modificar el Documento Principal

l)     Fijate que se ha incorporado una nueva barra de herramientas

m)  Pulsa el icono “Insertar campo de combinación

n)   Haz clic en “nombre”, pulsa la barra espaciadora, Pulsa el icono “Insertar campo de combinación” , haz clic en “apellido” pulsa Enter y Pulsa el icono “Insertar campo de combinación” , haz clic en “direccion”

  • o)    En el menú HERRAMIENTAS – COMBINAR CORRESPONDENCIA

p)    Pulsa el Botón COMBINAR

q)    Está seleccionado “Nuevo Documento” Pulsa el Botón COMBINAR

r)     Se generará un nuevo documento con los datos combinados

s)    Guarda este documento como 1 A_invitacion combinada_nombre y Apellido

5)    En Excel, Generar una hoja de cálculo con las columnas nombre, apellido y dirección

a)    Guardar como 1 A_agenda_ Nombre y apellido

b)  Realizar la misma combinación que con Access pero seleccionando “Hojas de Calculo de MS Excel”

6)    Genera un documento en Word con una tabla que tenga las columnas nombre, apellido y dirección

a)    Guardar como 1 A_agenda_ Nombre y apellido

b)  Realizar la misma combinación que con Access pero seleccionando “Documentos de Word”

7)    En el documento de Word 1 A _ invitacion_ Nombre y Apellido Posicionate al final del mismo donde escribirías tu nombre (Para despedirte)

a)   Pulsa el botón “Insertar campo de Word”

b)    Selecciona la opción “Rellenar..”

c)    En el cuadro de dialogo “Insertar campo de Word: Rellenar ” en “Pedir Información escribe “ escribe Quién firma la carta?

d)    Y en “Texto de relleno predeterminado” escribe tu nombre.

e)    Combina nuevamente la carta y verás que se presenta un nuevo cuadro que te pregunta “Quién firma la carta?” y te sugiere tu nombre, el cual puedes modificar.

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